miércoles, 14 de noviembre de 2012


DOCUMENTOS QUE LA LEY EXIGE CONSERVAR

Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. otros, en cambio, a pesar de que la ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.


El reglamento de la ley n° 7202 del sistema nacional de archivos en el artículo 66.

Su objetivo es mantener en buen estado físico los documentos, con el propósito de que logren cumplir con la función para la cual fueron creados. Por lo que es de suma importancia que ésta práctica se inicie desde la creación del documento o cuando se recibe en otra instancia.

La conservación preventiva es la implementación de diversas actividades o medidas para prevenir y mejorar las condiciones ambientales para evitar el daño de la documentación, reduciendo el costo y tiempo en la reparación del daño causado; tomando en cuenta la cooperación y la participación de todo el personal.

La restauración documental tiene como objetivo primordial contrarrestar el deterioro causado por diversos agentes y devolverle al documento su apariencia original.
Medidas para el control de los diferentes agentes de deterioro para los archivos que componen el SIA:
  Luz: cubrir ventanas de los depósitos, la luz fluorescente debe protegerse con filtros especiales, si la documentación que se encuentra protegida en cajas y muebles adecuados.
  Temperatura y humedad relativa: condiciones estables de temperatura y humedad relativa en los depósitos. Los expertos en su mayoría recomiendan temperaturas de 18 a 20°c y una humedad relativa entre 45 a 50%. a veces es necesaria la instalación de equipos como aire acondicionado.
  •   Los locales de almacenamiento o depósitos deben colocarse en zonas seguras y sólidas del edificio.
  •  No debe haber tuberías de agua y deben existir adecuadas instalaciones eléctricas.
  • Utilizar estantería o archivadores metálicos, las cajas deben ser del tamaño de los documentos, para evitar su deterioro.
  •   Los documentos de gran formato como los planos deben ser colocados en plano tecas metálicas, o enrollados en tubos de plástico, nunca deben doblarse.
  • Los documentos deben guardarse en cajas, protegerse con cubiertas o colocarlos en carpetas de cartón (fólderes).
  •  Debe capacitarse al personal en cuanto a la manipulación correcta de los documentos.
  •  Al usuario se le deben dar normas para la utilización de los documentos, como: no debe escribir sobre el documento, no debe apoyar sus codos sobre los documentos, no debe mojar sus dedos para pasar las páginas, etc. además, la consulta de los materiales por parte del usuario debe ser controlada.
  •  La planificación para enfrentar desastres tales como incendios, inundaciones, vandalismo, etc., es una parte muy importante de los planes de preservación. En esta planificación deben contemplarse todos los posibles riesgos.
  •  Limpiar periódicamente la estantería, cajas y documentos.
  • Eliminar el uso de prensas metálicas, grapas en los documentos porque producen corrosión al oxidarse. Tampoco es recomendable el uso de materiales adhesivos inestables.
  •  No colocar documentos sobre el piso.
  •  Realizar fumigaciones que eliminen diversos tipos de insectos y roedores.

1 comentario:

  1. How to Bet on Horse Racing - JTM Hub
    An easy and efficient way to place bets online with JTM's 창원 출장안마 Online Horse Racing Betting 충청북도 출장샵 App. 안성 출장샵 Read on 논산 출장마사지 to learn about the Betting 아산 출장안마 Options

    ResponderEliminar