miércoles, 14 de noviembre de 2012

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL:

La fuente primaria de los archivos permanentes son los archivos administrativos. De la organización, ordenación y conservación que se le den a los documentos en esta fase, depende la oportunidad de consulta en el archivo permanente. Por lo anterior es necesario que desde la producción del documento y su conservación temporal en los archivos de gestión, se prevean algunas normas.
Utilizar tintas de escritura finas (cintas de seguridad) para evitar que la información se borre con el tiempo.
Colocar, al inicio y al final de los legajos, una hoja en blanco. Los documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el tiempo.

No utilizar materiales metálicos como ganchos clips, alfileres, ganchos mariposa, etc.
no hacer anotaciones sobre los documentos originales. Cuando sea necesario hacerlas, se deben registrar con lápiz, en lo posible en el reverso de la hoja. Esto tiene como finalidad no alterar el documento original.
No utilizar cinta pegante comercial para las reparaciones menores. Estas se fijan de tal manera que altera el documento.
NORMATIVIDAD:
Acuerdo 050 del 2000
la prevención de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y la
prevención: Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias; tales como:
 levantamiento y valoración del panorama de riesgos
para la identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectar el material documental, se puede establecer la siguiente clasificación:
riesgos provenientes del exterior del edificio.
 Riesgos provenientes de la estructura del edificio
Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales.
Riesgos por las personas o grupos que tengan como blanco una institución o algún tipo de material.
MEDIDAS PREVENTIVAS:
una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad deuna de las medidas de prevención más eficaces. los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspección y mantenimiento como
PREPARACIÓN DE UN PLAN DE EMERGENCIA:este se deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad y defensa civil y el comité paritario de salud ocupacional de las entidades entre otros. los responsables de los acervos documentales deberán preparar un plan de medidas de emergencia en un documento escrito. este reporte deberá ser leído por todo el personal de la entidad y ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en caso de emergencia.

ARTÍCULO 1: acuerdo048: conservación documental
Unidad del objeto documental: la originalidad del objeto y los diversos valores que posee o han adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales que de ellos se derriban.
Unidad del soporte y de la imagen grafica: partiendo del punto de vista tecnológico, el documento está conformada por un soporte, sea cual sea su material de elaboración y por una serie de elementos.
Integridad física del documento: todo tipo de tratamiento en cualquiera de los niveles de intervención, debe responder al respecto de las calidades y cualidades, materiales y plásticas de la documentaciónAcuerdo 048: la edificación debe tener encuentra los siguientes aspectos
  •   Ubicación
  •   Aspectos estructurales
  •   Capacidad de almacenamiento
  •   Distribución
El almacenamiento de la documentación debe tener en cuenta los siguientes:
  •   Estantería
  •   Archivos verticales
  •   Contenedores

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