SISTEMA DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

CONSERVA TUS DOCUMENTOS

INTRODUCCIÓN

Este trabajo es realizado con el fin de demostrar la importancia que tiene la conservación de los documentos en cualquier  área  administrativa, a demás nos informa,  como donde , cuando se deben almacenar y eliminar los que ya no se necesitan o aquellos que no tiene tanta relevancia a la hora de utilizarlos.

Es necesario saber que todos los documentos que conforman un archivo  deben de tener un cuidado especial, por tal razón el objetivo principal  es evitar, detener y reparar el deterioro y los daños sufridos por los documentos, incluyendo la aplicación de métodos y técnicas  de preservación y restauración.

Sor Maria Alvarez Arboled
Erika Gomez



DOCUMENTOS QUE LA LEY EXIGE CONSERVAR

Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. otros, en cambio, a pesar de que la ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.

El reglamento de la ley n° 7202 del sistema nacional de archivos en el artículo 66.

Su objetivo es mantener en buen estado físico los documentos, con el propósito de que logren cumplir con la función para la cual fueron creados. Por lo que es de suma importancia que ésta práctica se inicie desde la creación del documento o cuando se recibe en otra instancia.

La conservación preventiva es la implementación de diversas actividades o medidas para prevenir y mejorar las condiciones ambientales para evitar el daño de la documentación, reduciendo el costo y tiempo en la reparación del daño causado; tomando en cuenta la cooperación y la participación de todo el personal.

La restauración documental tiene como objetivo primordial contrarrestar el deterioro causado por diversos agentes y devolverle al documento su apariencia original.

Medidas para el control de los diferentes agentes de deterioro para los archivos que componen el SIA:

  Luz: cubrir ventanas de los depósitos, la luz fluorescente debe protegerse con filtros especiales, si la documentación que se encuentra protegida en cajas y muebles adecuados.

  Temperatura y humedad relativa: condiciones estables de temperatura y humedad relativa en los depósitos. Los expertos en su mayoría recomiendan temperaturas de 18 a 20°c y una humedad relativa entre 45 a 50%. a veces es necesaria la instalación de equipos como aire acondicionado.

•   Los locales de almacenamiento o depósitos deben colocarse en zonas seguras y sólidas del edificio.
•  No debe haber tuberías de agua y deben existir adecuadas instalaciones eléctricas.
• Utilizar estantería o archivadores metálicos, las cajas deben ser del tamaño de los documentos, para evitar su deterioro.
•   Los documentos de gran formato como los planos deben ser colocados en plano tecas metálicas, o enrollados en tubos de plástico, nunca deben doblarse.
• Los documentos deben guardarse en cajas, protegerse con cubiertas o colocarlos en carpetas de cartón (fólderes).
•  Debe capacitarse al personal en cuanto a la manipulación correcta de los documentos.
•  Al usuario se le deben dar normas para la utilización de los documentos, como: no debe escribir sobre el documento, no debe apoyar sus codos sobre los documentos, no debe mojar sus dedos para pasar las páginas, etc. además, la consulta de los materiales por parte del usuario debe ser controlada.
•  La planificación para enfrentar desastres tales como incendios, inundaciones, vandalismo, etc., es una parte muy importante de los planes de preservación. En esta planificación deben contemplarse todos los posibles riesgos.
•  Limpiar periódicamente la estantería, cajas y documentos.
• Eliminar el uso de prensas metálicas, grapas en los documentos porque producen corrosión al oxidarse. Tampoco es recomendable el uso de materiales adhesivos inestables.
•  No colocar documentos sobre el piso.
•  Realizar fumigaciones que eliminen diversos tipos de insectos y roedores.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL:

La fuente primaria de los archivos permanentes son los archivos administrativos. De la organización, ordenación y conservación que se le den a los documentos en esta fase, depende la oportunidad de consulta en el archivo permanente. Por lo anterior es necesario que desde la producción del documento y su conservación temporal en los archivos de gestión, se prevean algunas normas.

Utilizar tintas de escritura finas (cintas de seguridad) para evitar que la información se borre con el tiempo.

Colocar, al inicio y al final de los legajos, una hoja en blanco. Los documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el tiempo.

No utilizar materiales metálicos como ganchos clips, alfileres, ganchos mariposa, etc.

no hacer anotaciones sobre los documentos originales. Cuando sea necesario hacerlas, se deben registrar con lápiz, en lo posible en el reverso de la hoja. Esto tiene como finalidad no alterar el documento original.

No utilizar cinta pegante comercial para las reparaciones menores. Estas se fijan de tal manera que altera el documento.

NORMATIVIDAD:

Acuerdo 050 del 2000

la prevención de desastres y situaciones de riesgo es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y disminuyendo los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y la

prevención: Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción necesarias; tales como:

 levantamiento y valoración del panorama de riesgos

para la identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectar el material documental, se puede establecer la siguiente clasificación:

riesgos provenientes del exterior del edificio.

 Riesgos provenientes de la estructura del edificio

Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales.

Riesgos por las personas o grupos que tengan como blanco una institución o algún tipo de material.

MEDIDAS PREVENTIVAS:

una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad deuna de las medidas de prevención más eficaces. los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspección y mantenimiento como

PREPARACIÓN DE UN PLAN DE EMERGENCIA:este se deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios relacionados con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad y defensa civil y el comité paritario de salud ocupacional de las entidades entre otros. los responsables de los acervos documentales deberán preparar un plan de medidas de emergencia en un documento escrito. este reporte deberá ser leído por todo el personal de la entidad y ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en caso de emergencia.

ARTÍCULO 1: acuerdo048: conservación documental

Unidad del objeto documental: la originalidad del objeto y los diversos valores que posee o han adquirido el documento a través del tiempo además de los valores legales que de ellos se derriban.

Unidad del soporte y de la imagen grafica: partiendo del punto de vista tecnológico, el documento está conformada por un soporte, sea cual sea su material de elaboración y por una serie de elementos.

Integridad física del documento: todo tipo de tratamiento en cualquiera de los niveles de intervención, debe responder al respecto de las calidades y cualidades, materiales y plásticas de la documentaciónAcuerdo 048: la edificación debe tener encuentra los siguientes aspectos

•   Ubicación
•   Aspectos estructurales
•   Capacidad de almacenamiento
•   Distribución

El almacenamiento de la documentación debe tener en cuenta los siguientes:

•   Estantería
•   Archivos verticales
•   Contenedores

UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES:

•   La reunión física de documentos, ya sean folios o expedientes agrupados con ganchos o costuras, dentro de la conservación y al archivística de define como unidad de conservación. Base de cualquier archivo. Estas unidades son:
  PAQUETES: es la unidad de embalaje más común para documentos de archivo. Consiste en la agrupación de varios documentos o expedientes, enteramente envueltos, amarrados con cordele identificados con un rótulo adherido a una de sus caras.
  LEGAJOS: el legajo son dos tapas de cartulina unidas por un gancho legajado que sirven para proteger y conservar la documentación.
• Los documentos o expedientes independientes, agrupados y empastados en forma de libre.

  Mediante costuras la nervios hundidos o en relieve.

  Lomos encolados.

Tapas y cubiertas en diferentes materiales.

  Por su gran volumen, y para evitar su deformación se recurre al amarre con pitas o cuerdas.

CAJAS: en conservación preventiva la caja es considerada como la unidad que ofrece las mejores garantías. para la protección de la documentación durante las fases de depósito y manipulación. actualmente el mercado presenta una amplia variedad de estilos, sin embargo, no todas poseen las características necesarias en cuanto a material, construcción y diseño entre ellas podemos encontrar las elaboradas con:

POLIPROPILENO: son bastante resistentes, de peso ligero y por lo general sin bastante herméticas. Esta última característica posibilita que se genere, por escasa ventilación, micro-climas que facilita la proliferación de agentes patógenos como hongos y bacterias.

CARTÓN: son de bajo costo, resistentes a la manipulación y reaccionan satisfactoriamente como barrera frente a fluctuaciones medio-ambientales. sin embargo, por ser fabricadas en nuestro medio con cartones ácidos, requieren de la aplicación de un recubrimiento que evite la migración, por contacto de la acidez del cartón a los documentos. se recomienda, como barrera adicional uso de carpetas desacidificadas para los expedientes contenidos en estas unidades.